頑張らない仕組みを作ろう
～仕事を仕組み化しよう～

仕事のスケジュールを「TODOリスト」で管理している人は多いと思います。しかしこの方法は、タスクが“ やるべきこと” として積み上がって重荷になったり、無理をして終わらせようとしたりする原因になることがあります。
そこで提案したいのが、終わらなかったタスクを「やらなくて済んだことリスト」に入れること。「このタスクを先延ばしにできた」という事実をポジティブに捉えるだけでなく、「これは今、無理してやらなくていい」という仕事の線引きができるようになってきます。

一人で仕事を抱え込むと、当然忙しくなって疲労がたまり、思考力が低下します。すると、ますます人に頼みにくくなる悪循環に陥ってしまいます。そうならないためにも、エネルギーに余裕があるうちに「人に任せる仕組み」をつくっておくことが大切です。
タスク整理の際に「自分でやるべき仕事」と「任せてもいい仕事」を仕分けるクセをつけましょう。人に任せる際のポイントは次の3つです。

　① 簡単な作業は任せない
　② 任せる前にきちんとやり方を教える
　③ その仕事が得意な人に振る

いざというときスムーズにできるように、日ごろから意識して「任せる練習」をしておきましょう。

成果だけを追い続けていると、がんばりすぎてしまい、かえってパフォーマンスが下がることがあります。そこで、「結果」だけでなく「プロセス」に目を向ける習慣を身につけましょう。
たとえば、「前回より和やかに商談できたから、前回が50 点なら今回は70 点」というように、自分の行動や工夫といったプロセスを“ 点数化” するようにしましょう。自分への評価の軸を変えることで、できていることが見えやすくなり、自分を追い込まずに改善を続けられます。

疲労がたまると記憶力が低下し、予定を忘れがちになります。予定を忘れると、そのリカバリーが発生し、さらに事態は悪化してしまいます。それを防ぐためにも、スマホのアラーム機能やリマインダーアプリを活用して、「自動的にやるべきことを思い出す仕組み」をつくりましょう。
大切なのは、予定が確定した段階でリマインド設定まで行うこと。記憶を外部に預ける仕組みを持つことで、「忘れないようにしなきゃ」というムダな緊張がなくなり、エネルギーを節約できます。

「疲れたから休む」のではなく「疲れないために休む」仕組みをつくりましょう。たとえば、「昼休みに5分仮眠する」「仕事中、1時間に1回は席を立ってス
トレッチをする」など、自分に合ったルールを決めておきます。ポイントは疲労を感じる前に休むこと。定期的に休息を入れることで、集中力が保たれ、普段の仕事がグッと楽になります。